Ogni incarico, misurato sulla propria baseline.

Le fatture dei fornitori arrivano via email e per posta, vengono inserite a mano nel gestionale dello studio, abbinate alle pratiche e poi qualcuno rincorre l’approvazione. In questo scenario acquisizione, abbinamento e registrazione sono automatici, ogni eccezione passa a una persona, e il tempo di controllo scende, secondo la stima, da undici minuti a meno di due per fattura.

Ipotesi di partenza. 3,5 FTE, 1.900 fatture al mese, 11 minuti a fattura. Dopo, stima. Tempo di controllo residuo più software e uso dei modelli, stimati.

Documenti d’identità, prove sull’origine del patrimonio e moduli arrivano da tre sistemi diversi e vengono riconciliati a mano. In questo scenario raccolta dei documenti, estrazione dei dati e controlli standard sono automatici, mentre ogni caso ad alto rischio passa comunque a una persona con nome e cognome. Il tempo di onboarding, secondo la stima, si dimezza, e la traccia per l’audit si produce da sola.

Ipotesi di partenza. 2,8 FTE tra compliance e operations, 140 onboarding al mese. Dopo, stima. I controlli umani restano su ogni caso ad alto rischio; lavoro residuo stimato.

Nove persone passano quattro giorni al mese a consolidare i fogli Excel dei depositi nel pacchetto per la direzione, e un altro giorno a correggerlo. In questo scenario consolidamento, controlli infragruppo e pacchetto standard si preparano da soli durante la notte, partendo dai sistemi di origine: la chiusura, secondo la stima, richiede un giorno e il commento arriva già in bozza al direttore finanziario, che deve solo rivederlo.

Ipotesi di partenza. 9 persone, 4 giorni a chiusura, più le correzioni. Dopo, stima. Chiusura stimata in un giorno, con consolidamento automatico.

Una casella condivisa riceve 2.600 email a settimana da inquilini e fornitori, e ognuna viene letta, classificata e inoltrata a mano. In questo scenario classificazione e smistamento sono automatici, le prime risposte alle domande ricorrenti si preparano in bozza a partire dalle regole che il team ha già messo per iscritto, e tutto quello che esce dalle regole passa a una persona, esattamente come prima.

Ipotesi di partenza. 2.600 email in arrivo a settimana, 2,1 FTE per smistarle e rispondere. Dopo, stima. Smistamento e prime risposte automatici, escalation alle persone; lavoro residuo stimato.

Gli associate fanno la prima lettura di 220 contratti con i fornitori al mese, confrontandoli con il playbook dello studio, prima che un partner esamini le deviazioni. In questo scenario la prima lettura è automatica, sullo stesso playbook, con ogni deviazione riassunta e collegata alla clausola. La revisione del partner non cambia e il tempo degli associate, secondo la stima, torna al lavoro che i clienti pagano.

Ipotesi di partenza. prima lettura fatta dagli associate, 220 contratti al mese. Dopo, stima. Prima lettura automatica, revisione del partner invariata; lavoro residuo stimato.

Gli ordini vengono ribattuti dal CRM nell’ERP e poi ancora in un programma di pianificazione: tre persone a tempo pieno che copiano dati. In questo scenario i tre sistemi sono collegati direttamente, con una coda per gli ordini che non rientrano nelle regole, e gli errori di ribattitura, che nell’ipotesi sono la prima causa delle consegne in ritardo, spariscono alla fonte.

Ipotesi di partenza. dati ribattuti tra ERP, CRM e un programma di pianificazione, 3 FTE. Dopo, stima. Integrazione diretta con una coda per le eccezioni; lavoro residuo stimato.