Ogni incarico, rispetto alla propria baseline.

Le fatture dei fornitori arrivano via email e posta, vengono inserite a mano nel gestionale dello studio, abbinate agli incarichi e sollecitate per l’approvazione. In questo scenario acquisizione, abbinamento e codifica sono automatizzati, ogni eccezione va a una persona, e il tempo di revisione è modellizzato sotto i due minuti per fattura invece di undici.

Baseline ipotizzata. 3,5 FTE, 1.900 fatture al mese, 11 minuti per fattura. Dopo, modellizzato. Lavoro di revisione residuo più software e utilizzo dei modelli, stimati.

Documenti d’identità, prove sull’origine del patrimonio e moduli vengono raccolti in tre sistemi e riconciliati a mano. In questo scenario l’acquisizione dei documenti, l’estrazione e i controlli standard sono automatizzati, e ogni caso ad alto rischio va comunque a una persona nominata. Il tempo di onboarding è modellizzato alla metà della baseline, con la traccia di audit prodotta come sottoprodotto.

Baseline ipotizzata. 2,8 FTE tra compliance e operations, 140 onboarding al mese. Dopo, modellizzato. Controlli umani mantenuti su ogni caso ad alto rischio; lavoro residuo stimato.

Nove persone passano quattro giorni al mese a consolidare i fogli di calcolo dei depositi nel pacchetto direzionale, e un altro giorno a correggerlo. In questo scenario consolidamento, controlli infragruppo e pacchetto standard si costruiscono dai sistemi sorgente durante la notte, la chiusura è modellizzata in un giorno e il commento viene preparato in bozza perché il direttore finanziario lo riveda.

Baseline ipotizzata. 9 persone, 4 giorni per chiusura, più rilavorazioni. Dopo, modellizzato. Chiusura modellizzata in un giorno con consolidamento automatico.

Una casella condivisa riceve 2.600 email a settimana da inquilini e fornitori, ognuna letta, classificata e inoltrata a mano. In questo scenario classificazione e smistamento sono automatizzati, le prime risposte alle domande di routine vengono preparate dalle policy che il team ha già messo per iscritto, e tutto ciò che esce dalle policy passa a una persona, senza modifiche.

Baseline ipotizzata. 2.600 email in entrata a settimana, 2,1 FTE su smistamento e prime risposte. Dopo, modellizzato. Smistamento e prime risposte automatizzati, escalation lasciata alle persone; lavoro residuo stimato.

Gli associate fanno la prima revisione di 220 contratti fornitori al mese rispetto al playbook dello studio, prima che un partner esamini le deviazioni. In questo scenario la prima revisione è automatizzata sullo stesso playbook, con ogni deviazione riassunta e collegata alla clausola. La revisione del partner resta invariata, e il tempo degli associate è modellizzato come reindirizzato al lavoro che i clienti pagano.

Baseline ipotizzata. prima revisione da parte degli associate, 220 contratti al mese. Dopo, modellizzato. Prima revisione automatizzata, revisione del partner invariata; lavoro residuo stimato.

Gli ordini vengono ribattuti dal CRM nell’ERP e di nuovo in uno strumento di pianificazione: tre ruoli a tempo pieno di copiatura. In questo scenario i tre sistemi sono integrati direttamente, con una coda delle eccezioni per gli ordini che non rientrano nelle regole, e gli errori di ribattitura, ipotizzati come causa principale delle consegne in ritardo, vengono eliminati alla fonte.

Baseline ipotizzata. ribattitura tra ERP, CRM e uno strumento di pianificazione, 3 FTE. Dopo, modellizzato. Integrazione diretta con coda delle eccezioni; lavoro residuo stimato.